Cómo darse de baja de autónomo paso a paso

Darse de baja de autónomo no es un trámite: son tres, en tres ventanillas distintas, y ninguna avisa a la otra. La baja censal se presenta en Hacienda, la baja en el RETA en la Seguridad Social y las últimas declaraciones siguen su propio calendario aunque ya hayas cerrado. El error caro casi nunca es equivocarse rellenando un modelo: es hacerlos en el orden que no toca o pasarse un plazo de tres días.

Esta guía va en orden. Al final tienes los errores que más dinero cuestan y una herramienta que te calcula tus plazos con tu fecha de cese.

Antes de nada: elige la fecha de cese

Todo lo demás cuelga de esa fecha. Es el día en que realmente dejas de ejercer la actividad, no el día en que lo decides ni el día en que presentas los papeles. De ella se cuentan los tres días del RETA, el mes de la baja censal y el plazo para pedir la prestación por cese de actividad.

Dos consideraciones prácticas antes de fijarla:

• Si te queda facturación pendiente, emítela antes. Después de la baja censal puedes seguir declarando operaciones anteriores, pero facturar actividad nueva estando de baja es pedir un problema.
• Si puedes elegir, cerrar a final de mes simplifica la cuota, el trimestre y los resúmenes anuales.

1. 1

   Hacienda

   1 mes

   Modelo 036, baja censal

2. 2

   Seguridad Social

   3 días naturales

   Baja en el RETA

3. 3

   Declaraciones

   Plazo ordinario

   IVA, IRPF y resúmenes

Paso 1 · Hacienda: la declaración censal de baja

Primero Hacienda. Se presenta el modelo 036, marcando la baja en el censo de empresarios, profesionales y retenedores, y se indica la fecha efectiva de cese. Ahí es donde se dan de baja también las obligaciones periódicas: IVA, retenciones, pagos fraccionados y, si tenías, el régimen de módulos.

Plazo: un mes desde el cese efectivo.

Lo que más se olvida en este paso:

• Darse de baja de las obligaciones, no solo de la actividad. Si te quedas dado de alta en retenciones o en el modelo 303, Hacienda seguirá esperando declaraciones y te llegarán requerimientos por no presentar declaraciones que saldrían a cero.
• La dirección electrónica habilitada sigue viva. Las notificaciones se entienden practicadas a los diez días naturales aunque no las abras. Revísala durante al menos el año siguiente al cierre.

Paso 2 · Seguridad Social: la baja en el RETA

Después, y no antes, la baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Se tramita en Importass con certificado digital, Cl@ve o el sistema que uses.

Plazo: 3 días naturales desde el cese. Es el plazo más corto de todo el cierre y el que más dinero mueve.

Dentro de plazo, la baja surte efectos desde el día real del cese y solo pagas los días trabajados de ese mes. Fuera de plazo, la Seguridad Social te cobra el mes completo: comunicar la baja el día 4 en lugar del día 2 puede costar una cuota entera.

Si además cotizas por el sistema de ingresos reales, la baja no cierra la historia: la Seguridad Social regulariza al año siguiente comparando lo cotizado con el rendimiento neto que declaraste. Puede salir un cargo o una devolución, y llega bastante después de haber cerrado.

Paso 3 · Las últimas declaraciones

Estar de baja no te exime de nada de lo devengado antes.

Dos ajustes que se pasan por alto y que Hacienda sí mira:

• El autoconsumo. Las existencias y el material que te quedas para uso particular se consideran entregadas a ti mismo y hay que declararlas. Quedarse el género y no declararlo es de los ajustes que más aparecen en comprobaciones.
• Los bienes de inversión. Si dedujiste el IVA de un local, de un vehículo o de maquinaria y cesas dentro del período de regularización (diez años para inmuebles, cinco para el resto), toca devolver la parte proporcional.

Paso 4 · Si tenías empleados

La baja del autónomo no da de baja a nadie más. Antes de cerrar hay que:

1. Comunicar las extinciones y su causa por escrito a cada persona, con el preaviso que corresponda.
2. Tramitar las bajas en la Seguridad Social y dar de baja el código de cuenta de cotización.
3. Liquidar finiquitos e indemnizaciones y presentar el último seguro social.
4. Entregar los certificados de empresa para que puedan solicitar el paro.

Si el cierre es por causas objetivas, la indemnización de referencia es la del artículo 53 del Estatuto de los Trabajadores: veinte días de salario por año trabajado con el tope de doce mensualidades. La carta de extinción tiene que expresar la causa: una carta mal motivada convierte un despido objetivo en uno improcedente, y la diferencia son treinta y tres días por año.

Tienes las cartas de cierre redactadas —personal, arrendador, proveedores, banco y aseguradora—, cada una con la nota de cómo y cuándo enviarla.

Paso 5 · El local, los contratos y todo lo demás

• El alquiler. Mira el preaviso que exige tu contrato antes de comunicar nada; lo habitual es entre uno y tres meses. Reclama la fianza por escrito y documenta el estado en que devuelves el local.
• Suministros y seguros. Baja o cambio de titular de luz, agua, gas, internet y datáfono. Un seguro de responsabilidad civil que se renueva solo después del cierre es dinero tirado.
• Dominios, redes y ficheros. Y la obligación de conservar la documentación: las facturas y los libros hay que guardarlos años después de cerrar, porque el plazo de prescripción tributaria sigue corriendo.

Paso 6 · El paro de autónomos

Si cumples los requisitos, la prestación por cese de actividad se pide en tu mutua, no en el SEPE, y hasta el último día del mes siguiente al del cese. Presentarla tarde no la anula, pero se pierden los días transcurridos, y ese es dinero que no se recupera.

Los requisitos, la cuantía y la duración están en la guía de paro de autónomos.

Si eres autónomo societario

Darte de baja en el RETA no cierra tu sociedad. Son dos vidas jurídicas distintas: tú dejas de cotizar, pero la SL sigue existiendo, con su impuesto de sociedades y su obligación de depositar cuentas cada año.

Cerrarla del todo son tres fases —disolución, liquidación y extinción— con sus propios plazos: tienes la hoja de ruta para cerrar una SL. Y si dudas entre extinguirla o dejarla parada, compara antes lo que cuesta cada opción: la inactividad es barata de entrada y cara si se alarga.

Lo que no desaparece al darte de baja

• Las deudas. Como persona física respondes con todo tu patrimonio presente y futuro. Si hay deudas, ordénalas antes de cerrar: tienes las opciones en cerrar un negocio con deudas.
• Las comprobaciones. Hacienda puede revisar los ejercicios no prescritos aunque lleves años cerrado.
• Las responsabilidades laborales anteriores al cese.

Los cinco errores que más caros salen

1. Pasarse los tres días del RETA. Una cuota entera por dos días de retraso.
2. Dar de baja la actividad y no las obligaciones censales. Requerimientos por declaraciones que habrían salido a cero.
3. Pedir el cese de actividad fuera de plazo. Se pierden los días transcurridos.
4. No declarar el autoconsumo de las existencias que te llevas a casa.
5. Cerrar la cuenta bancaria demasiado pronto. Después del cierre todavía llegan devoluciones, regularizaciones de cuota y algún cobro pendiente.

Antes de cerrar, echa cuentas de traspasar

Si tienes local con contrato en vigor, clientela y equipamiento en uso, el cierre destruye valor que alguien pagaría. Un traspaso suele dejar dinero donde el cierre solo deja gastos, y además evita la indemnización por extinción de los contratos de trabajo: en un traspaso, el comprador se subroga.

La calculadora de valor del traspaso te da una horquilla con el desglose en un par de minutos. Si sale un número que te hace dudar, merece la pena intentarlo antes de bajar la persiana.

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Esta guía es información general sobre trámites, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Los plazos y modelos citados corresponden a la normativa estatal vigente en la fecha de actualización; contrasta tu caso concreto con un asesor antes de presentar nada.