Qué documentos hacen falta para traspasar
La lista completa en el orden en que se necesita: contrato de alquiler, certificados de deuda, licencia, inventario y la notificación al casero.
· 9 min de lectura
En esta página8 apartados
Un traspaso se cae por los papeles que faltan, no por el precio. El comprador aparece, se acuerda una cifra, y entonces se descubre que el contrato de alquiler prohíbe la cesión, que la licencia está a nombre de otro, o que hay una deuda con la Seguridad Social que el comprador acaba de heredar.
Esta es la lista completa de lo que hay que tener encima de la mesa, en el orden en que hace falta.
Antes de enseñar el negocio
Cuatro documentos que se piden a uno mismo, y que conviene tener antes de que llegue nadie. Sin ellos no se puede fijar precio con criterio ni responder a la primera pregunta seria de un comprador.
| Documento | Para qué | Dónde se consigue |
|---|---|---|
| Contrato de arrendamiento vigente | Saber si se puede ceder y qué queda de plazo | Tu copia y la del casero |
| Últimas declaraciones de IVA e IRPF | Acreditar la facturación real | Sede de la AEAT |
| Cuentas de los tres últimos años | Justificar el precio | Tu asesoría |
| Relación de personal con antigüedades | Calcular la carga que se transmite | Vida laboral de la empresa |
El contrato de arrendamiento es el primero por una razón. Si prohíbe la cesión, no hay traspaso posible sin negociar con el casero, y eso cambia el calendario y a veces el precio. Y si quedan seis meses de plazo, lo que vendes no es un negocio, es un negocio con fecha de caducidad: el comprador lo va a descontar.
El paquete del traspaso
Estos son los documentos de la operación en sí.
El contrato de arras, si hay reserva. Sirve para bloquear el negocio mientras el comprador hace comprobaciones y busca financiación. Deja escrito qué pasa si la operación no sale: quién se queda la señal y en qué casos se devuelve. Es el documento que evita el conflicto más frecuente del traspaso. El contrato de arras del traspaso del sitio incluye las condiciones suspensivas —licencia, financiación, conformidad del casero— que permiten recuperar la señal sin discutir.
El contrato de traspaso. Es el documento central, y tiene que hacer tres cosas a la vez: ceder el contrato de arrendamiento, transmitir los elementos del negocio y regular qué pasa con los empleados, las deudas y las licencias.
El inventario, como anexo firmado. Marca por marca y estado por estado, no «mobiliario del local». Es lo que evita la discusión de la semana siguiente sobre si la cámara frigorífica entraba o no.
El desglose del precio. Cuánto es por el derecho de traspaso, cuánto por el inmovilizado y cuánto por las existencias. No es un capricho contable: cambia lo que tributa cada parte, como se explica en los impuestos al traspasar un negocio.
Los certificados que protegen al comprador
Y que, por tanto, el vendedor tiene que estar dispuesto a facilitar. Un vendedor que se niega a esto está diciendo algo.
Certificado de estar al corriente con Hacienda, del artículo 175.2 de la Ley General Tributaria. No es el certificado genérico: es el que se pide con la conformidad del vendedor y detalla las deudas y responsabilidades derivadas del ejercicio de la actividad. Si sale limpio, limita la responsabilidad del comprador; si la Administración no lo emite en tres meses, también.
Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social. El artículo 168.2 de la Ley General de la Seguridad Social hace responder al adquirente de las deudas de cotización del anterior titular.
Recibos de suministros y del alquiler al día. Una deuda de renta pendiente es motivo de resolución del contrato que el comprador acaba de comprar.
Estos tres papeles se piden antes de firmar. Después no limitan nada.
- 1
Arras
Al reservar
Con condiciones suspensivas por escrito
- 2
Comprobaciones
2 a 6 semanas
Certificados, licencia y contrato de alquiler
- 3
Contrato
El día de la firma
Con inventario y precio desglosado
- 4
Notificaciones
1 mes
Casero, ayuntamiento, Hacienda y suministros
La notificación al casero, que tiene plazo
Si el contrato no prohíbe la cesión, el artículo 32 de la Ley de Arrendamientos Urbanos permite ceder el local sin necesidad de consentimiento del arrendador. Pero hay que notificárselo de forma fehaciente en el plazo de un mes desde que se hizo la cesión.
Fehaciente significa burofax con certificación de contenido y acuse de recibo, o acta notarial. Un correo electrónico no lo es.
Y el casero tiene derecho a subir la renta un 20 %. No es negociable ni es un abuso: está en el artículo 32.2. Conviene decírselo al comprador antes de fijar el precio, porque afecta a su cuenta de resultados desde el primer mes.
Lo que sí conviene, aunque no sea obligatorio, es hablar con el casero antes. Llegar con la cesión hecha y notificarla después es legal y es una mala forma de empezar la relación entre él y quien se queda el local.
Si hay empleados
Los contratos no se extinguen: se subrogan por el artículo 44 del Estatuto de los Trabajadores, con toda su antigüedad y sus condiciones. No hay despidos ni indemnizaciones que pagar, y esa suele ser la mejor noticia del traspaso.
Los papeles que exige:
- Comunicación previa por escrito a los trabajadores afectados y a sus representantes, indicando la fecha, el motivo, las consecuencias jurídicas y las medidas previstas.
- Relación nominal con antigüedad, categoría, salario y tipo de contrato.
- Últimos TC1 y TC2 y los recibos de salarios.
- Certificado de estar al corriente en las cotizaciones.
Y el dato que hay que poner sobre la mesa desde el principio: vendedor y comprador responden solidariamente durante tres años de las obligaciones laborales nacidas antes del traspaso. El desarrollo está en traspasar un negocio con empleados.
Licencias y titularidades
La licencia de actividad o la declaración responsable. La mayoría de los ayuntamientos permiten el cambio de titularidad con una comunicación firmada por las dos partes, sin abrir un expediente nuevo. Pero conviene comprobar dos cosas antes de firmar nada: que la licencia existe y está vigente, y que ampara la actividad que realmente se hace. Un bar con licencia de cafetería sin cocina es un problema que hereda el comprador.
Los suministros. Luz, agua, gas, internet y el TPV. El cambio de titularidad se hace con el contrato de traspaso en la mano, y hay que hacerlo: seguir facturando a nombre del vendedor es una fuente segura de líos.
Los seguros. El de responsabilidad civil del local no se subroga solo. Se da de baja uno y se contrata otro, y entre medias no puede haber ni un día descubierto.
Los contratos con proveedores, las máquinas en renting o alquiler, y si el negocio es una franquicia, la conformidad expresa del franquiciador, que casi siempre tiene derecho de tanteo.
Los censos, después de firmar
El vendedor presenta el modelo 036 de baja en el censo de empresarios y, si es persona física, cursa la baja en el RETA en los tres días naturales siguientes al cese. El comprador presenta su alta antes de empezar a facturar.
Si en el traspaso iba un inmueble en propiedad, además hay que liquidar el modelo 600 en treinta días hábiles.
La checklist de baja de autónomo calcula esos plazos desde tu fecha de cese, y la checklist del comprador recorre las comprobaciones desde el otro lado de la mesa.
La lista corta, para imprimir
Si solo te llevas una cosa de esta guía, que sea esto:
- Contrato de alquiler vigente, y comprobar que permite ceder.
- Certificados de Hacienda y de la Seguridad Social, antes de firmar.
- Licencia de actividad vigente y que ampare lo que se hace.
- Inventario firmado por las dos partes.
- Contrato de traspaso con el precio desglosado.
- Burofax al casero dentro del mes siguiente.
- Comunicación a los empleados, si los hay.
- Cambios de titularidad de suministros y seguros.
- Bajas y altas censales.
El contrato de traspaso de negocio del sitio cubre los puntos 4, 5 y las cláusulas de los puntos 2 y 7, y sale con el inventario como anexo.
Esta guía es información general sobre la documentación habitual de un traspaso, no asesoramiento jurídico. Las exigencias municipales, el contenido del contrato de arrendamiento y la situación laboral concreta cambian la lista; contrasta la tuya con un abogado o una gestoría antes de firmar.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta ir al notario para traspasar un negocio?
No es obligatorio: el traspaso de un negocio en local arrendado es válido en documento privado. La escritura pública se vuelve necesaria si en la operación va un inmueble en propiedad, y es recomendable cuando el importe es alto o hay pagos aplazados, porque da fecha cierta y facilita la ejecución si la otra parte incumple. Lo que sí conviene siempre es que la notificación al arrendador sea fehaciente.
¿Qué pasa si el contrato de alquiler prohíbe el traspaso?
Que no hay cesión posible sin el consentimiento del arrendador. El artículo 32 de la Ley de Arrendamientos Urbanos permite ceder sin consentimiento, pero es una regla que las partes pueden excluir en el contrato, y muchos contratos la excluyen. Si la prohibición está, hay que negociar con el casero antes de comprometerse con ningún comprador: es lo primero que hay que mirar, antes incluso de poner precio.
¿Se puede traspasar un negocio sin licencia de actividad?
Se puede firmar, pero el comprador estaría comprando un problema y suele descubrirlo en las comprobaciones. Conviene verificar dos cosas antes: que la licencia o la declaración responsable existe y está vigente, y que ampara la actividad que realmente se desarrolla. La mayoría de los ayuntamientos admiten el cambio de titularidad con una comunicación firmada por las dos partes, sin abrir expediente nuevo.
¿Cuánto se tarda en cerrar un traspaso desde que se firman las arras?
Entre dos y seis semanas en un caso sin complicaciones. El tiempo se lo llevan las comprobaciones: los certificados de deuda con Hacienda y la Seguridad Social, la revisión del contrato de arrendamiento y de la licencia, y la financiación del comprador si la necesita. Por eso el contrato de arras debe recoger esas condiciones como suspensivas, con plazo, para que la señal se devuelva sin discusión si alguna no se cumple.